Печатать эту главуПечатать эту главу

§ 3. Создание форм базы данных

Форма — объект базы данных, отображающий данные в виде, удобном для восприятия пользователя.

Источником данных для построения формы может быть таблица (однотабличная форма) или несколько таблиц. С помощью форм удобно вводить, просматривать и редактировать данные в таблицах.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается.

Работать с формами в Access можно в трех режимах:

1. Режим формы. Используется для просмотра и редактирования данных в таблицах.

2. Режим макета. В этом режиме удобно изменять размер (если размер поля не соответствует расположенным в нем данным) и положение элементов на форме (для лучшего восприятия данных).

3. Конструктор. Позволяет изменять те свойства формы, которые нельзя изменить в режиме макета — добавлять в форму дополнительные элементы, изменять размеры и оформление разделов формы.

(Рассмотрите пример 3.1.)

В Access имеются различные инструменты для создания форм (пример 3.2). К ним относятся:

1. Форма. С помощью этого инструмента форма создается из существующего объекта БД и содержит все поля источника. После создания такая форма открывается в режиме макета. В окне формы одновременно отображается только одна запись (пример 3.3).

2. Пустая форма. В этом случае пользователь в режиме макета по своему усмотрению размещает на форме блоки названий полей и их значений.

3. Мастер форм (пример 3.4). Позволяет создавать формы, различные как по стилю, так и по содержанию.

4. Конструктор форм (см. Приложение к главе 1). Предназначен для создания формы любой сложности.

В структуре любой формы можно выделить следующие основные разделы:

1. Заголовок. Располагается в верхней части формы. В области заголовка могут располагаться текст, графика и другие элементы управления. Для добавления или удаления области заголовка необходимо выбрать в контекстном меню , также можно воспользоваться кнопкой   инструментов Конструктора форм.

2. Область данных. Определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Является обязательной. Может содержать элементы управления, а также неизменяемые данные, например надписи. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов Конструктора форм (см. Приложение к главе 1).

3. Примечание. Находится в нижней части формы. Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний. Чтобы скрыть примечание, нужно уменьшить его высоту до 0.

(Рассмотрите пример 3.5.)

При конструировании однотабличной формы нужно выполнить ряд действий (пример 3.6):

  1. Определить таблицу, на основе которой создается форма (п. 2).
  2. Выбрать поля таблицы, которые должны быть представлены на форме (п. 3).
  3. Разместить выбранные поля на макете формы (п. 4).
  4. Добавить элементы оформления — текст заголовка, поясняющий текст, разделительные линии, фон, рисунки и др. (пример 3.6 п. 5, пример 3.8).

Для удаления элемента его нужно выделить и нажать Del.

После добавления поля на форму в области данных появляются связанные элементы Надпись и Поле  (пример 3.7). Элемент Надпись содержит название поля, а элемент Поле — значение этого поля, которое меняется от записи к записи. При перемещении пара этих элементов движется синхронно. Для перемещения одного из них курсор необходимо подвести к маркеру элемента — серому квадратику, расположенному в верхнем левом углу рамки, и перетащить.

Высоту любого раздела формы можно изменять, перетаскивая границу раздела при помощи мыши. Для этого необходимо:

1. Подвести указатель мыши к нижней границе раздела. Он примет вид горизонтальной черты с двумя вертикальными стрелками.

2. Нажать левую кнопку мыши и перетащить границу раздела вверх для получения нужного размера.

Такие же действия необходимо выполнить для изменения размеров полей и надписей.

Таблицы баз данных глубоко скрыты от посторонних глаз, а формы — это средства, с помощью которых с базами данных работают пользователи. Поэтому к формам предъявляются повышенные требования по дизайну. Форматирование элементов формы выполняется инструментами конструктора форм, вкладка Формат (пример 3.8).

В процессе конструирования формы следует просматривать полученный результат в режиме формы и при необходимости корректировать свойства формы в режиме конструктора.

Изменение свойств формы и ее элементов в режиме конструктора может быть выполнено путем изменения их значений в Окне свойств (пример 3.9). Открыть окно свойств раздела или элемента формы можно с помощью двойного щелчка по области раздела или по элементу. Для открытия окна свойств также можно  выбрать соответствующий пункт контекстного меню элемента или раздела.

В режиме формы после всех заполненных записей отображается пустая запись, которая предназначена для добавления новых записей в таблицу. К этой записи можно перейти, пролистав в форме все записи с помощью кнопок перехода по записям на панели навигации. При добавлении новой записи в таблицу с помощью формы необходимо, переместившись на пустую запись, заполнить поля этой формы (пример 3.10).

Пример 3.1. Режимы работы с формами.

Пример 3.2. Группа инструментов Формы вкладки Создание.

Пример 3.3. Создание формы с помощью инструмента Форма.

1. Выделить таблицу, которая будет являться источником данных.

2. Выбрать     в группе Формы вкладки Создание.

3. При необходимости в режиме Макет изменить размеры полей. Для этого:

3.1. Выделить поле или группу полей, требующих изменения размеров.

3.2. Подвести курсор к границе выделенных полей и перетащить в необходимом направлении.

Пример 3.4. Создание формы с помощью Мастера форм.

1. Выбрать   в группе Формы вкладки Создание.

2. На каждом шаге следовать инструкции.

3. Результат (был выбран ленточный вид отображения данных и исключено поле Код):

Пример 3.5. Структура формы.

Пример 3.6. Создание формы с помощью Конструктора форм.

1. Выбрать      в группе Формы вкладки Создание.

В результате в рабочей области появится бланк пустой формы, которая не связана ни с каким источником данных.

2. Связать форму с источником данных (таблицей).

Для этого нажать на кнопку .


В списке полей выбрать  и развернуть список полей необходимой таблицы, выбрав знак «+» рядом с именем таблицы. После чего знак изменится на «–»:

3. Поместить требуемые поля в область данных конструктора формы.

Для этого выполнить двойной щелчок по названию поля в списке полей или перетащить поля из списка полей в область данных.

4. При необходимости поменять положение и размеры полей в области данных (перетащить и выровнять).

5. Создать необходимый интерфейс формы с помощью инструментов конструктора форм (см. Приложение к главе 1) .

Добавить заголовок и ввести текст заголовка:

Для создания поясняющего текста добавить элемент Надпись .

Добавить на форму разделительные линии можно с помощью инструмента Линия .

Пример 3.7. Связанные элементы Надпись и Поле.

В режиме Конструктор форм:

В режиме формы:

Пример 3.8. Форматирование элементов формы.

1. Изменение параметров шрифта.

.

          

2. Изменение цвета фона    .

3. Вставка фонового изображения   .

Пример 3.9. Окно свойств раздела Заголовок формы.

Пример 3.10. Добавление записи в таблицу с помощью формы.