§ 2. Работа с таблицами базы данных

База данных может быть однотабличной, т. е. хранить одну таблицу. При большом количестве объектов с многочисленными свойствами хранение данных в одной таблице может быть неудобным для дальнейшего использования базы данных. В таком случае имеет смысл представить БД в виде нескольких таблиц, связи между которыми устанавливаются с помощью совпадающих полей, т. е. как многотабличную базу данных.

На основе таблиц создаются другие объекты базы данных.

В процессе создания таблиц можно выделить этапы:

1. Создание объекта Таблица (пример 2.1).

2. Описание структуры таблицы — имен полей, типов и свойств данных в них.

3. Ввод данных в таблицу.

Работать с таблицами баз данных можно в двух режимах (пример 2.2).

Описание структуры таблицы (пример 2.3) выполняется в режиме Конструктор (см. Приложение к главе 1).

Данные в таблицу вводятся в режиме Таблица. В этом режиме можно также просматривать и изменять структуру таблицы.

Таблицы в реляционных базах данных должны обладать следующими свойствами:

1. В таблице не может быть двух записей с полностью совпадающими данными.

2. Поля таблицы должны располагаться в порядке, который определяется при ее создании.

3. В таблице обязательно должно быть хотя бы одно поле.

Каждое поле должно иметь уникальное имя (одно в пределах таблицы). Все значения в одном поле имеют один тип (число, текст, дата и т. д.).

Таблица базы данных похожа на электронную таблицу, и в Access реализована возможность импортировать данные из электронных таблиц в БД (пример 2.4).

При создании структуры таблицы в режиме Конструктора таблицы (см. Приложение к главе 1) определяются имена полей (пример 2.5) и настраиваются их свойства — тип и формат.

Изменять имена полей можно как в режиме конструктора, так и в режиме таблицы. Выбирать имена полей следует так, чтобы имя было коротким и отражало смысл данных, хранящихся в поле.

Тип данных должен соответствовать значениям, которые предполагается вводить в поле, и операциям, которые будут выполняться с этими значениями. Для поля может быть определен один из следующих типов:

1. Текстовый. Короткий текст (до 255 символов) и длинный текст.

2. Числовой. Числовые данные (целые или действительные).

3. Дата и время. Дата и/или время.

4. Денежный. Денежные данные, хранящиеся с точностью до 4 десятичных знаков после запятой.

5. Счетчик. Последовательность целых чисел, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа нельзя изменить.

6. Логический. Может иметь значения Истина или Ложь.

7. Поле объекта OLE. Изображения в формате Точечный рисунок.

8. Гиперссылка. Ссылка на информационный ресурс в Интернете.

9. Вложение. Вложениями могут быть изображения, документы, электронные таблицы, диаграммы и другие файлы.

(Рассмотрите пример 2.6.)

В таблицах вложение отображается знаком   с указанием в скобках количества вложений (пример 2.7). Чтобы увидеть содержимое вложения, необходимо создать форму или отчет.

Поле каждого типа имеет свой набор свойств. Наиболее важными являются:

1. Размер поля (пример 2.8), который определяет максимально возможную длину текста или числа.

2. Формат поля, который устанавливает формат данных (пример 2.9).

Обычно одно из полей таблицы при создании структуры определяется как ключевое поле — ключ (пример 2.10).

В таблице не может быть двух записей, имеющих одинаковое значение ключа.

Новая таблица состоит из одной пустой записи (пример 2.11). Ввод данных в таблицу базы производится в Режиме таблицы и мало чем отличается от ввода данных в электронную таблицу. При вводе данных пустая запись смещается в конец таблицы (пример 2.12). Отменить ввод значения в поле до перехода к другому полю можно, нажав клавишу Esc или    на панели быстрого доступа.

При заполнении таблиц базы данных нужно соблюдать определенные правила:

1. Заполнение таблиц должно производиться по записям.

2. Вводимые данные должны соответствовать заданному при создании структуры таблицы типу. В случае несоответствия появляется предупреждающее сообщение.

Перед редактированием записей таблицы необходимо их выделить. Для этого достаточно выполнить щелчек в поле маркера соответствующей записи (пример 2.13). Отменяется выделение щелчком в любом месте таблицы вне выделения.

При работе с данными в поле маркера записи таблицы может отображаться один из следующих символов:

1. Звездочка. Обозначает пустую запись в конце таблицы.

2. Карандаш. Обозначает, что запись редактируется.

(Рассмотрите пример 2.14.)

Завершение ввода значений записи осуществляется при переходе к любой другой записи. Access автоматически сохраняет каждую запись по завершении ее обработки.

Для удаления записи необходимо выполнить команду Удалить запись контекстного меню выделенной записи (пример 2.15).

Для быстрого перемещения между записями можно использовать кнопки панели навигации окна таблицы (пример 2.16).

Связи между таблицами многотабличной БД позволяют обеспечить объединение данных нескольких таблиц. Логическая структура базы данных (таблицы и связи между ними) запоминается в Схеме данных. 

Связь между таблицами БД осуществляется путем сопоставления данных в полях, по которым связываются таблицы, — полях связи (пример 2.17). Перед созданием связей необходимо закрыть все таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

Виды связей:

1. Один ко многим. Каждой записи в одной таблице могут соответствовать несколько записей в другой таблице.

2. Многие ко многим. Каждой записи в одной таблице могут соответствовать несколько записей в другой таблице и наоборот.

3. Один к одному. Каждой записи в одной таблице может соответствовать только одна запись в другой таблице. Обычно это связь между двумя ключевыми полями.

При установлении связи между таблицами поля связи не обязательно должны иметь одинаковые названия. Однако у них должен быть один и тот же тип данных. Исключением является случай, когда ключевое поле относится к типу Счетчик. Поле типа Счетчик можно связать с полем числового типа, если формат данных в этих полях совпадает. Это же правило действует в случае, если оба связываемых поля являются числовыми.

Если после установления связи открыть таблицу, от которой идет связь, то в открывшемся окне видны знаки  , расположенные в левой части записей (пример 2.18). Их присутствие говорит о наличии связи ключевого поля таблицы «Города» с другой таблицей. После щелчка на знаке  откроется вложенная таблица, содержащая те записи таблицы, значение поля которых равно величине одноименного поля записи таблицы «Города».

Записи в таблицах автоматически воспроизводятся отсортированными в порядке возрастания по ключевому полю. При работе с базами данных может возникнуть необходимость сортировки данных по какому-либо полю таблицы в определенном порядке:

• По алфавиту, если это поле текстовое.
• По значению числа, если поле числовое.
• По времени, если поле имеет тип Дата и время.

(Рассмотрите пример 2.19)

Сортировка может производиться либо по возрастанию, либо по убыванию значений поля. При сортировке целостность данных в записях не нарушается.

Для сортировки данных таблицы в Access выделить любую ячейку поля, по которому сортируются записи, и воспользоваться соответствующими кнопками вкладки Главная группы Сортировка и фильтр (пример 2.20). Для удаления сортировки следует воспользоваться кнопкой Удалить сортировку. Так же для выполнения операций сортировки можно использовать возможности контекстного меню поля.

1. Какой объект баз данных является основным?

2. В каких режимах можно работать с таблицами базы данных?

3. Какие действия с таблицами баз данных можно производить в режиме Конструктор?

4. В каком режиме работы с таблицами осуществляется ввод данных в таблицу базы данных?

5. Откуда можно импортировать данные в таблицу БД?

6. Какими свойствами должны обладать таблицы БД?

7. Какие типы данных могут быть определены для полей таблицы БД?

8. Что такое ключевое поле таблицы?

9. Как выделить запись? Как удалить запись?

10. Что означают символы звездочка и карандаш, отображаемые в поле маркера?

11. Для чего нужно связывать таблицы?

12. Какие существуют виды связей? Чем они отличаются?

13. Каким образом можно сортировать данные в таблице?